¿QUÉ ES UNA HOJA ELECTRONICA?
La hoja electrónica es una hoja de cálculo que permite la manipulación de datos arreglados en filas y columnas. Las columnas están representadas por letras y las filas por números. La intersección de la columna y la fila se conoce como la celda. La dirección de la celda es la letra (o las letras) de la columna con el número de la fila. Ejemplo: la dirección de la celda que queda en la segunda fila y la cuarta columna es D2.
Una celda puede contener texto, un número o una fórmula que establece una relación con otras celdas, o sea que, puede trabajar con datos alfanuméricos, numéricos y lógicos. Cada vez que se cambia el contenido de una celda, la hoja electrónica libera de lo tedioso de hacer calcular nuevamente a mano, ahorrando una gran cantidad de tiempo.
Algunos ejemplos de funciones son: SUM, AVERAGE, LOOKUP, COUNTIF. La forma correcta de presentar una fórmula que utiliza una función es a través de los siguientes pasos:
1. colocar el símbolo = de es igual
2. escribir la función, Ejemplo: SUM
3. calcular dentro del paréntesis las celdas que definen el rango a sumarse. Ejemplo: (A1:A10) o (A1:F1)
Al final debe de quedar de la siguiente manera:
=SUM(A1:A10) Esta fórmula suma las celdas desde la A1 hasta la A10, por lo tanto, está sumando las celdas en la columna A
=SUM(A1:F1) Esta fórmula suma las celdas desde la A1 hasta la F1, por lo tanto, está sumando las celdas en la fila número uno
La hoja electrónica permite crear gráficas para representar los datos que se encuentren en la hoja. Las gráficas pueden ser de varios tipos, tales como: lineales, circulares ("pie charts"), de barras verticales, horizontales y de tres dimensiones.
Como ejemplos de aplicaciones de las hojas electrónicas, se pueden mencionar: inventario, registro de datos, balanceo de chequera, planificación de producto, requerimientos de materiales y labores, producción del informe del tiempo, presupuesto, adquisición y búsqueda de bienes raíces, análisis de bienes raíces y mercadeo, etc. Los paquetes complejos de hojas electrónicas pueden hacer comparaciones de lógica como "if-then-else" o pruebas de "less than/greater than". Estas operaciones se utilizan en tareas como el cálculo de nóminas.
Actualmente las hojas electrónicas utilizan un menú horizontal. Cada opción de este menú posee los "pop-up menus" o menús verticales. Además, poseen los "toolbars" que son herramientas de acceso gráfico de los menús. Algunas de las herramientos más utilizadas son: "standard, formatting, "chart" y "drawing". También, poseen una barra de fórmula que ayuda en la corrección de errores de fórmulas o textos y nos indica la posición del cursor.
La primera hoja electrónica en ser desarrollada se conoce como Visicalc, pero no es de uso común actualmente. Las hojas electrónicas más utilizadas son: Microsoft Excel y Lotus 123.
PARTES DE LA HOJA ELECTRONICA
CUANTOS TIPOS DE HOJA ELECTRONICA HAY
La más popular es, sin duda, la de Excel, integrada en Microsoft Office, que es muy usada para tareas financieras y contables. Curiosamente, cuando se utilizaban los sistemas MS-DOS, la compañía de Bill Gates había perdido la batalla con su primitiva aplicación, llamada Multiplán, frente a otro modelo de hoja de cálculo, Lotus 1-2-3, creada por la empresa del mismo nombre y que alcanzó inmensa popularidad en la década de los ochenta. Pero supo rehacerse y, cuando los sistemas operativos más modernos comenzaron a aparecer, ya estaba preparada para lanzar su ataque y la perdedora, en este caso, fue Lotus, que llegó tarde con su nueva versión.
No obstante, existen otros tipos de hojas de cálculo. Bastante conocida es igualmente Calc, que viene integrada en OpenOffice, una suite informática libre que incluye procesador de textos, bases de datos, presentaciones y hojas de cálculo. Otra de tipo libre es Gnumeric, que forma parte de los software de Gnome y que trata de convertirse en alternativa a Microsoft Excel.
Por otra parte, Apple no podía quedarse al margen de este negocio. Su aportación se llama Numbers y es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada como parte de iWok. Trata de hacerse con una importante cuota de mercado, además de por sus prestaciones, por ser muy fácil de manejar para todo tipo de personas. Así mismo, el entorno Linux también cuenta con su particular hoja de cálculo: KSpread, que viene integrada en su paquete de software KOffice. Aún podríamos mencionar otrosdos modelos menos usados pero no por ello menos útiles: se trata de Corel Quattro Pro y Star Office Calc.
¿QUÉ FORMATOS MANEJA EXCEL?
| FORMATO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| General | Éste es el formato de número predeterminado que aplica Excel cuando se escribe un número. En la mayoría de los casos, los números que tienen el formato General se muestran tal y como se escriben. Sin embargo, si la celda no es lo bastante ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con decimales. El formato de número General también utiliza la notación científica (exponencial) para números grandes (de 12 o más dígitos). |
| Número | Este formato se utiliza para la presentación general de números. Puede especificar el número de posiciones decimales que desea usar, si desea utilizar separadores de miles y cómo desea mostrar los números negativos. |
| Moneda | Este formato se utiliza para los valores monetarios generales y muestra el símbolo de moneda predeterminado junto a los números. Puede especificar el número de posiciones decimales que desea usar, si desea utilizar separadores de miles y cómo desea mostrar los números negativos. |
| Contabilidad | Este formato también se emplea para valores monetarios, pero alinea los símbolos de moneda y los separadores decimales de los números de una columna. |
| Fecha | Este formato muestra los números de serie de fecha y hora como valores de fecha, en función del tipo y configuración regional (ubicación) que especifique. Excepto en el caso de los elementos que tienen un asterisco (*) en la lista Tipo (ficha Número, cuadro de diálogoFormato de celdas), los formatos de fecha que aplique no cambian el orden de las fechas con el sistema operativo. |
| Hora | Este formato muestra los números de serie de fecha y hora como valores de hora, en función del tipo y configuración regional (ubicación) que especifique. Excepto en el caso de los elementos que tienen un asterisco (*) en la lista Tipo (ficha Número, cuadro de diálogoFormato de celdas), los formatos de hora que aplique no cambian el orden de las horas con el sistema operativo. |
| Porcentaje | Este formato multiplica por 100 el valor de la celda y muestra el resultado con un símbolo de porcentaje. Puede especificar el número de cifras decimales que desea utilizar. |
| Fracción | Este formato presenta los números en forma de fracción, dependiendo del tipo de fracción especificado. |
| Científico | Este formato muestra los números siguiendo la notación exponencial, reemplazando parte del número con E+n, donde E (que significa Exponente) multiplica el número precedente por 10 elevado a la n-ésima potencia. Por ejemplo, un formato Científico con dos decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10, que es 1,23 por 10 elevado a la décima potencia. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se desea usar. |
| Texto | Este formato trata el contenido de las celdas como texto y muestra el contenido exactamente tal y como se escribe, incluso cuando se escriban números. |
| Especial | Este formato muestra los números como un código postal, número de teléfono o número de la seguridad social. |
| Personalizado | Este formato permite modificar una copia de un código de formato de número existente. Crea un formato de número personalizado que se agrega a la lista de códigos de formato de número. Se pueden agregar entre 200 y 250 números de formato personalizados, dependiendo de la versión de idioma de Excel que se haya instalado. |
